Des de fa uns mesos el nostre institut té operatiu el servei GSuite for Education de Google, gràcies al qual tant l’alumnat com el professorat poden tenir la seva pròpia adreça electrònica amb el domini de l’Institut Martí l’Humà (@iesmartilhuma.org). Això ha provocat que, de cop i volta, el professorat tingui la necessitat d’incloure dintre dels seus contactes els nous correus del seu alumnat.
Per tal que la inclusió dels nous contactes no s’hagi de fer manualment alumne per alumne i professor per professor, la Comissió de Cultura Digital ha creat dos arxius CSV: un directori del professorat i un altre de l’alumnat. Aquests arxius són simples arxius de text sense cap format on la informació de cada registre d’una base de dades s’inclou en la mateixa línia i se separa mitjançant comes i serveix per l’intercanvi d’informació entre diferents aplicacions, que la interpreten correctament i l’adapten al seu propi format.
En aquest article, llavors, us mostrarem com importar aquests arxius CSV amb les adreces electròniques de professorat i alumnat amb l’eina Contactes de GSuite per tal que les podem fer servir a d’altres eines com GMail, Classroom o Drive. Evidentment, aquest procés el podem fer amb qualsevol altre arxiu CSV on tinguem altres contactes que volguem importar, tant al nostre compte de GSuite o a qualsevol altre compte personal de GMail.
Passem a indicar, doncs, les accions que hem de seguir per fer la importació:
1) Iniciem sessió a Contactes entrant al lloc web contacts.google.com o, si ja estem dintre de GMail o de Drive, anem a la part superior dreta de la pantalla, cliquem la icona dels puntets (1) i tot seguit fem un clic sobre la icona de Contactes (2). Recordeu que cada usuari pot tenir les eines ordenades de manera diferent i que potser al vostre ordinador heu de baixar més o menys per trobar la icona del servei.
2) Un cop hem accedit a la nostra pàgina de Contactes, busquem a la part esquerra de la finestra l’opció Importa i hi fem clic.
3) Ens apareix tot seguit una petita finestra al centre de la pantalla on haurem de clicar sobre el botó Selecciona un fitxer. Com podeu comprovar, a més d’arxius CSV, també s’admeten arxius vCard, que solen ser generats quan fem una exportació dels contactes dels nostres mòbils.
4) Inmediatament se’ns obre una finestra perquè triem l’arxiu que volem importar. El busquem, cliquem a sobre del nom (1) i després cliquem el botó Obre.
5) Fet això, tornem a la finestra anterior, on veiem el nom de l’arxiu elegit i ja podem clicar el botó Importa (1).
Veiem que l’arxiu es comença a processar perquè se’ns mostra a la part inferior dreta de la pantalla un petit requadre amb el text S’estan important els contactes… .
Finalment, si tot ha anat correctament, el petit requadre canvia el seu text per un Fet i ens dona la possibilitat de desfer l’acció en cas que ens haguéssim equivocat d’arxiu. Podem veure a la pantalla com ens apareixen els nous contactes i les diferents etiquetes on s’agrupen els contactes (si n’hi ha).
Com diem sempre, esperem que aquest tutorial us sigui d’utilitat. Us esperem al pròxim!
Us desitgem una bona desescalada i un bon viatge cap a la nova normalitat!
