- 13 Gestió econòmica.
La secretària de l’escola és qui s’encarrega de la gestió econòmica del centre, amb el vist-i-plau de la directora (elaboració pressupost, seguiment del mateix, pagaments, liquidació…), amb el programa de gestió ESFERA.
Quan algun mestre realitzi una compra per la classe o per l’escola, haurà de demanar sempre que sigui possible factura de la compra. Si és un tiquet de compra,(per separat de les compres personals), hi ha de figurar de forma clara el NIF de l’establiment, el concepte de la compra i l’import.
L’escola vetllarà per a què tots els alumnes tinguin material i llibres facilitant el pagament fraccionat si s’escau.
5.14 Gestió acadèmica i administrativa.
5.14.1 De la documentació acadèmica.
El centre formalitzarà els arxius, registres i documents tècnics relatius a la documentació de l’alumnat, que compren la documentació acadèmica i la de gestió, de l’arxiu individual i relativa als grups d’alumnes.
A secretaria cada alumne disposa d’una carpeta on es guarda la seva documentació personal:
Fitxa dades bàsiques, informe final de curs, informe final de cicle, mesures d’adaptació curricular i informes EAP si es el cas, autorització pàgina web, opció religió, documents judicials si es el cas, informes mèdic si és el cas. En el cas d’alumnes vinguts d’un altre centre també hi ha la documentació enviada per l’altre centre (informe personal de trasllat i historial acadèmic).
Qualsevol mestre pot consultar la documentació del seu alumnat, sense treure-la de les dependències d’administració.
5.14.2 De la documentació administrativa.
L’activitat administrativa es formalitza en arxius, registres i documents tècnics. El centre disposarà de tots els llibres de registre preceptius degudament habilitats i diligenciats.(registre d’entrada i sortida de correspondència, matrícula d’alumnes, dels historials acadèmics dels alumnes, registre de certificacions, llibre d’absències i permisos del professorat, llibre d’actes de claustre, llibre d’actes del consell escolar, llibres de comptabilitat, pressupost del centre i justificació anual despeses amb les corresponents actes d’aprovació del consell escolar, inventari…
El centre disposarà d’un arxiu actiu: documentació activa del centre que s’utilitza per a la realització de les seves tasques ordinàries. Aquesta s’ha de custodiar un màxim de 5 anys, excepte aquells que puguin generar certificacions posteriors (per exemple dades anuals). La documentació de gestió econòmica s’ha de custodiar un mínim de 6 anys.
L’arxiu històric (tots els llibres-registre, actes i títols) i els historials acadèmics mentre no siguin lliurats al titular o enviats a un altre centre per canvi en l’escolarització, s’han de conservar permanentment.
Les actes dels òrgans col·legiats fets amb mitjans informàtics s’enquadernaran, assegurant la numeració de pàgines, amb la diligència d’obertura i certificació final de tancament on consten les actes que conté el llibre, degudament signat pel director/a i el secretari/a.
