8. Gestio documental

Conceptes previs

  • Nodes implementa un gestor documental mixte, que pot combinar una estructura jeràrquica clàssica i un sistema basat en etiquetes
  • Un document Nodes pot incloure varis documents adjunts, enllaços i tot tipus de contingut multimèdia
  • La gestió de la visibilitat del document és molt senzilla

Tasques

  1. Sense haver entrat al sistema amb cap usuari, ves al menú principal i fes clic a Serveis | Documents

    2. Observa que:

    • Pots veure un grup de documents. Són documents totalment públics
    • Cada document està etiquetat amb un o més conceptes
    • Si fas clic sobre l’etiqueta protecció de dades, apareixeren només els documents que tenen aquella etiqueta 
  2. Treu el filtre de la etiqueta fent clic a l’enllaç Visualitza tots els documents.
  3. Cerca la paraula autorització

    4. Observa que:

    • Apareixen només els documents que contenen la paraula autorització al títol o a la descripció del document.
  4. Entra com usuari administrador i ves al menú principal, Serveis | Documents
  5. Crea un document nou amb:
    • Títol: Document 1
    • Contingut: un text, una imatge i un vídeo de la teva elecció. El text ha d’incloure la paraula Constantinoble
    • Per a afegir una imatge, has d’anar a Inserir | Afegir un fitxer multimèdia
      Per a afegir el vídeo, només cal enganxar l’adreça del vídeo
    • No cal adjuntar cap arxiu
    • El document no està associat a cap node.
    • Sense cap carpeta associada
    • Qualsevol persona pot visualitzar el document, veure i afegir comentaris i veure les revisions (fins i tot els usuaris que no estiguin autenticats). Editar el document, només pot fer-ho l’autor
    • Etiquetes: actes, claustre, 2015-16
    • Sense cap document pare

    6. Observa que:

    • S’ha creat el document amb tot el contingut i les etiquetes definides
  6. Crea un document nou amb:
    • Títol: Document 2
    • Contingut: un text breu que contingui la paraula Constantinoble i el següent enllaç:
      https://www.youtube.com/watch?v=WeNWei8Qmho
    • Adjunta 3 arxius, un d’ells amb extensió PDF
    • Associat al node privat Professorat
    • Només els membres del node poden visualitzar el document, els comentaris i les revisions. Editar el document, només l’autor del document
    • Sense cap carpeta associada
    • Etiquetes:actes, dep.matemàtiques, 2015-16
    • Sense cap document pare

    7. Observa que:

    • El vídeo es visualitza directament al document
    • Es poden adjuntar un o més documents a un document Nodes. Això simplifica molt la gestió i el manteniment del repositori.
    • És possible combinar contingut multimèdia amb arxius adjunts
    • El document no és públic. No es pot visualitzar sense entrar al sistema i formar part del node privat Professorat
  7. Crea un document nou amb:
    • Títol: Document 3
    • Contingut: un text breu que contingui la paraula Constantinoble i un enllaç a un document del núvol de la teva elecció (Google Drive, Dropbox, Office 365…) que sigui visible. Si no tens cap document al núvol pots fer servir aquest. NOTA: no has de copiar i enganxar el contingut del document, sinó només enganxar l’adreça del document.
    • Adjunta 1 arxiu PDF de la teva elecció (pot ser el mateix que abans)
    • Associat al node públic Educació emocional
    • Sense cap carpeta associada
    • Només els usuaris autenticats poden visualitzar el document, veure i afegir comentaris i veure les revisions. Editar el document, només l’autor del document.
    • Etiquetes: actes, claustre, 2015-16
    • Sense cap document pare

    8. Observa que:

    • Els permisos propis del document definits al núvol prevaleixen respecte als permisos a Nodes. Si al núvol, un document està configurat com a privat, no el podrem veure encara que a Nodes estigui definit com a visible per tothom.
  8. Surt de la sessió i comprova que, dels documents nous creats, només pots veure el Document 1.

    9. Observa que:

    • És normal perquè Document 2 i Document 3 no són públics.
  9. Entra de nou amb un usuari administrador i cerca Constantinoble.

    10. Observa que:

    • Apareixen els 3 documents creats.
    • Tot i que els tipus de documents que enllaçen són molt diferents (vídeos, adjunts PDF, documents al núvol), si es descriu el contingut, es poden relacionar i trobar fàcilment.
  10. Fes clic sobre Etiquetes i tria actes i claustre

    11. Observa que:

    • Apareixen només els documents que contenen les dues etiquetes
    • Si desmarques claustre observa que apareix també el document d’acta del Departament de Matemàtiques
  11. Entra en el node Professorat i crea una carpeta. Inclou el Document 1 i el Document 2 dins de la carpeta.

    12. Observa que:

    • Es possible establir una estructura jeràrquica de carpetes i documents
  12. Crea un menú DocumentsTop amb els tres documents i la carpeta.
  13. Crea un giny de tipus menú personalitzat i situa’l al index del gestor documental.